現場情報を通じたマネジメント【アスクラボメールマガジン2017年4月3日号】

弊社が組織営業力強化システム「PROナビ」を開発し、販売と同時に自社での運用を始めて15年近くになります。社内挙げての情報共有の効果を冷静に振り返ってみました。

PROナビの運用を開始した当初、現場スタッフの反応は概ね次のようなものでした。
・どうせ現場スタッフを管理するためのツールだ
・上層部が「使え」と言っているからしかたない
・時間が経てば「使え」という指示もうやむやになるだろう
表立って否定はしないものの本音は抵抗があり、決して順調な運用スタートとは言えない状況でした。

PROナビ導入前の弊社は、管理者の経験に基づいたマネジメント・一方通行的な指示や依頼を中心としたマネジメントが行われていました。
営業部門は管理者の呼びかけで頻繁に会議が行われるものの、結局は既存顧客頼りの営業となり、事実PROナビを導入前の約10年間は、新規開拓実績は0件で推移していました。また技術部門においては、開発の進捗会議、トラブル防止・対応の会議をたびたび実施していたにもかかわらずトラブルが頻発し、管理者も頭を抱えるような状況でした。

そのような状況でのスタートでしたが、弊社全スタッフが商談・業務情報を日々登録して約15年も継続できている要因の一つには、経営上層部も情報共有に参加していることが大きく影響していると思います。

経営上層部には明確な方針を示してほしい。
明確な方針が示されればスタッフとしてその方針に従うべく行動したい。
その方針に沿った指示が出されればスピーディに対応したい。
そのためには経営上層部が何を考えてどのような行動をしているのかを知りたい。
オープンにできる範囲で経営上層部の行動・考えをスタッフに知らせてほしい。

これは、PROナビ導入前に、あるスタッフより挙げられた意見です。
PROナビは情報共有することにより組織営業力を強化する仕組みです。当然、私自身も毎日、商談・業務情報を登録して情報をオープンにして現在に至っています。

他にも、日々の登録を継続できている要因が挙げられます。

・義務ではなく知らしめるための日報
日報は義務的に上司に報告するのではなく、上司に現場の状況を知らしめるためのものであり、むしろ自己PRのチャンスとして活用できる。

・身を守るため日報
実績として数字には上がらない活動を上司や社内に知らしめる手段となる。会社の将来のために自分も頑張っていることを知らしめて自分自身を守ることができる。

・現場支援のマネジメント
管理者からの一方通行的な指示・依頼ではなく、現場の情報や状況を理解した上で、現場を支援するマネジメントができる。

・部署間の連携
お互いの状況を情報として共有することにより、抱えている仕事の量や大変さ等を知り、部署間の壁が低くなった。その結果「協調意識」が生まれ、技術・営業相互の視点により、あるいは情報の密な共有によりトラブル発生の芽を取り除くことが実現する。

PROナビを運用した成果として、大手企業を中心とした50件強の新規開拓実績とシステム開発において大きなトラブルを防ぐことができています。

PROナビは単に「スタッフを管理するツール」ではありません。
約15年継続できていることが、PROナビの「仕組み」としての基礎が緩んでいないことの証明であると、少なからず自負しています。

■PROナビ（自社開発の組織営業力強化システム）
営業資料や営業情報の共有だけでなく、中身のあるコミュニケーションのための経験やスキルも、「情報」として社内で共有することができるのもPROナビ運用の目的の一つです。