デジタルテキストデータの重要性【アスクラボメールマガジン2021年6月号】

弊社は会議が非常に少ない会社です。毎月の月次決算で、利益状況・資金繰り状況を把握していることと、全スタッフが弊社開発のPROナビ（※）へ日報として業務・商談情報を入力してくれるので、私が招集する幹部会議も、月１回・おおむね30分程度で終えることができます。

日々、スタッフの日報に目を通していますが、同じ日報でも最初にサラッと目を通したときの瞬時の判断と、後で読み返したときの判断が変わることが多々あることに気づきました。
当然のことながら、日報には良い内容もあれば悪い内容もありますが、例えば、あるスタッフの日報に目を通したとき、私の意図が通じていない・悪い内容と思っていても、後でゆっくり最後まで読むと決して悪い内容でも・意図が通じていないわけでもなかったと判断が変わることがあるのです。日報を斜め読みして内容を勘違いしたり、日報に目を通す前にトラブルや悪い報告があった、あるいは日報に目を通すときに時間がなくてイライラしている・体調が悪い等、その日報に関係のない要因に影響を受けていると反省しています。

PROナビの情報はテキストデータの日報です。そのため何度でも読み返して確認が取れるので判断の修正ができますが、会議等で口頭・会話のやり取りを行った場合は、「読み返して判断の修正をする」ということは不可能です。
以前、口頭のコミュニケーションが中心の時代、会議等で私の話や計画に反対的な意見を述べられると感情的になりがちでしたが、日報（テキストデータ）で反対的な意見を目にしても、落ち着いて読むと感情的になる以前に「別の考えがある。立場が違えば意見・考えが違うのが当たり前」と感じるようになりました。それだけでなく、自分の考えが行き詰ったとき、意見の違うスタッフの情報がヒントとなって打開できたことや、よりよい企画ができたことなど多々あります。

「人は布団に入って眠りにつくまでに考えたことは深層心理で、布団から出て身支度を整えて人前に出ると感情が入った表面心理となる。常に深層心理で判断すると、経営においてもプライベートにおいても判断間違いが少ない。」これは、私が師と仰ぐ地元のご住職の言葉です。
その場でやり取りされる口頭のコミュニケーションと違い、後で・繰り返し読み返すことができる日報（テキストデータ）は、比較的「深層心理」の状況で確認・判断ができる可能性が高く、判断間違いを少なくするための貴重かつ重要な情報であると思っています。

※PROナビ
弊社開発のPROナビ（組織営業力強化システム）は、業務の管理が目的ではなく、お互いの情報を集めて、お互いの長所を伸ばし、お互いの弱点を少しでも克服するための人材育成を目的にしています。
「PROナビ」について

アスクラボ株式会社 ＣＥＯ 川嶋　謙